EPD-implementatie in het ziekenhuis.

Het overstappen naar een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) is een van de grotere veranderingen die een ziekenhuis kan doormaken. Een livegang raakt alle afdelingen, van balie tot OK-planning. Goede voorbereiding bepaalt mede of de overgang succesvol is.

Waarom ziekenhuizen overstappen op een nieuw EPD

Ziekenhuizen kiezen om meerdere redenen voor een nieuw EPD. De zorg wordt complexer, samenwerking tussen disciplines intensiever en de behoefte aan realtime informatie groter. Een modern EPD ondersteunt geïntegreerde zorgprocessen, betere dossiervoering en snellere informatie-uitwisseling. Daarnaast spelen strategische overwegingen mee.

Denk aan:

·           toekomstbestendige digitale infrastructuur

·           betere ondersteuning van kwaliteitsregistraties

·           verbeterde datasturing en managementinformatie

·           aansluiting op landelijke ontwikkelingen en gegevensuitwisseling

Een overstap naar een nieuw EPD is daarmee niet alleen een technische keuze, maar ook een strategische stap richting verdere digitalisering van het ziekenhuis.

Start met een duidelijke EPD-implementatieplanning

Een implementatie van een EPD begint lang voordat het systeem live gaat. Eerst wordt het projectteam samengesteld. Dit team bevat mensen uit zorg, IT, procesmanagement en financiën. Samen worden doelstellingen vastgesteld, zoals:

·           betere informatie-uitwisseling

·           snellere registratie van patiëntgegevens

·           betere ondersteuning van zorgprocessen

In deze fase worden ook de technische eisen opgesteld, gegevens opgeschoond en migratiemomenten gepland.

Trainingen zijn essentieel

Een van de belangrijkste onderdelen van een EPD-implementatie zijn de trainingsdagen. Medewerkers leren het nieuwe systeem stap voor stap kennen. Tijdens de trainingen leren artsen en verpleegkundigen het basisgebruik. Voor planners en secretaresses zijn er aanvullende sessies. Medewerkers oefenen daarnaast in een realistische testomgeving, zodat zij goed voorbereid zijn wanneer het systeem live gaat.

De impact op zorgprocessen

Door de invoering van een nieuw EPD verandert meer dan alleen het systeem zelf. Ook zorgprocessen veranderen mee. Registraties worden anders ingericht, autorisaties worden aangepast en informatie wordt op een nieuwe manier vastgelegd en geraadpleegd.

Dit leidt vaak tot aangepaste werkafspraken tussen disciplines, een herinrichting van spreekuur- en opnameprocessen en meer standaardisatie in verslaglegging.

Juist daarom is het belangrijk om EPD-implementatie en procesoptimalisatie samen te bekijken. Alleen dan wordt de overstap een verbetering in plaats van een digitale kopie van bestaande werkwijzen.

Veelvoorkomende risico’s bij een EPD-implementatie

Een livegang brengt risico’s met zich mee als de voorbereiding onvoldoende is. Veelvoorkomende aandachtspunten zijn:

·           Aandacht voor de impact op werkprocessen

·           Vroegtijdige betrokkenheid van zorgprofessionals

·           Voldoende testfase voorafgaand aan de livegang

·           Duidelijke communicatie richting medewerkers

In de eerste weken na de livegang kan de productiviteit tijdelijk teruglopen. Dat is een normaal onderdeel van de overgang, maar het is belangrijk om hier vooraf rekening mee te houden.

Met een realistische planning, heldere verantwoordelijkheden en intensieve ondersteuning tijdens en na de livegang zijn deze risico’s goed te beheersen.

De livegang zelf

Op de dag van de livegang wordt het bestaande systeem afgesloten en start het nieuwe EPD. Dat moment vraagt scherpe coördinatie. Meestal zijn dit vaste stappen:

1. Freeze-periode om wijzigingen in het oude systeem te stoppen

2. Datamigratie naar het nieuwe EPD

3. Start livegang volgens draaiboek

4. Onmiddellijke ondersteuning voor gebruikers

Tijdens de livegang zijn er ondersteuners op de werkvloer en telefonisch bereikbaar voor vragen. Dit versnelt de adoptie van het nieuwe systeem.

Belangrijke momenten na de livegang

Ook na de livegang blijft het werk doorgaan. Essentiële data-momenten zijn onder andere:

In de eerste twee weken vinden de go Live weken plaats, Deze worden na een maand gevolgd door meerdere nazorgdagen. Daarnaast vindt er een kwartaalreview plaats, waarin prestaties en optimalisatie centraal staan. Deze momenten helpen om het nieuwe EPD echt goed te laten werken in de dagelijkse praktijk.

Samen naar een succesvol EPD

Een EPD-implementatie vraagt meer dan techniek alleen. Het vraagt inzet van mensen, duidelijke communicatie en een realistische planning. Vanuit onze dienstverlening ondersteunen wij zorgorganisaties bij voorbereiding, livegang en verdere optimalisatie.

Staat je organisatie aan de vooravond van een EPD-implementatie? Wij denken graag mee over een gestructureerde aanpak die past bij uw zorgprocessen.

Ga in gesprek met een van onze experts.