Digitaliseren in het ziekenhuis……het proces is leidend!

De ziekenhuizen staan voor veel uitdagingen: vergrijzing, tekort aan personeel, inefficiente planning, druk op de kosten. We hebben in de toekomst meer patiënten met een complexe zorgvraag en te weinig arbeidscapaciteit om aan deze zorgvraag te voldoen. Digitaliseren lijkt het toverwoord om dit op te lossen maar waar te beginnen en hoe dit aan te pakken?

Waarom inzicht nodig is!

De ervaring leert dat veel organisaties worden geconfronteerd met enthousiaste medewerkers die willen meedenken en die op een beurs een mooie oplossing hebben gezien. Zij overtuigen het management en collega’s dat dit de oplossing voor het probleem is en proberen het te implementeren wat veelal niet lukt of leidt tot een lappendeken van deeloplossingen die standalone functioneren of elkaar overlappen of juist niet aansluiten!

Ons advies is om dit strategisch aan te pakken en te beginnen met het uitwerken van de toekomstig gewenste procesondersteuning. Dit start met een probleemanalyse van de huidige situatie, het is belangrijk om goed inzicht te hebben Belangrijk daarbij is om de medewerkers te inspireren middels demonstraties / referentiebezoeken van meerdere oplossingen en ziekenhuizen. Ga bijvoorbeeld eens op referentiebezoek bij een Nederlands ziekenhuizen waarvan we weten dat ze op dit gebied 10 tot 15 jaar vooruit zijn. Zonder een goede blik op wat allemaal mogelijk is kan je niet je toekomstige processen uitwerken.

Wat na de analyse?

Na die probleemanalyse en inspiratiesessies kan je beginnen met het uitwerken van de toekomstige processen. Daarbij moet met name ook aandacht zijn voor optimalisatie en harmonisatie van de processen. Met een goede vertegenwoordiging van de functies in het ziekenhuis worden in brownpaper sessies de SOLL processen uitgewerkt die dan door specialisten vertaald worden in BPMN modellen met swimlanes. Zo wordt duidelijk wie wat op welke momenten uitvoert en waar de beslispunten liggen.

Processen zijn leidend!

Deze SOLL processen zijn dan leidend voor de uit te werken eisen en wensen en van daaruit kan dan de selectie van oplossingen gestart worden. De uitgewerkte processen zijn daarna weer leidend voor de selectie, het testen, de opleiding van medewerkers en later na ingebruikname eventuele wijzigingen die men wil aanbrengen.

Dit is direct ook een changemanagement aanpak de medewerkers worden meegenomen in het bedenken van de toekomstige processen en de deze processen zijn ook de leidraad voor implementatie, opleiding en communicatie over de veranderingen.